MANUAL ADMINISTRATIVO

Comunidad Casa de Retiro “MEXICO R3TIRO & 3r 4CT0” – Estado de Texas, EE.UU.

I. OBJETIVO

Este manual tiene como propósito establecer las directrices y procedimientos administrativos que regulan la planificación, ejecución, supervisión y auditoría de los recursos económicos de la Comunidad Casa de Retiro “MEXICO R3TIRO & 3r 4CT0”, localizada en el Estado de Texas.

También delega a ASAP`S GREAS CHALLEGE 4 LIFE LLC Holding la facultad de gestión y administración mensual de los recursos, en representación del fideicomitente y en beneficio de los miembros de la comunidad.

II. GOBERNANZA ADMINISTRATIVA

Fideicomitente y Propietario Legal: Alejandro Anchondo

Entidad Administradora Designada: ASAP`S GREAS CHALLEGE 4 LIFE LLC HOLDING

Representante Legal y Operativo: ASAP`S GREAS CHALLEGE 4 LIFE LLC TRUST

Asistencia Técnica y Auditoría Contable: Firmas externas según contrato vigente

III. DELEGACIÓN DE FACULTADES

El fideicomitente delega en ASAP`S GREAS CHALLEGE 4 LIFE LLC HOLDING las siguientes funciones administrativas:

Administración mensual, eficiente y transparente de todos los recursos financieros del proyecto.

Gestión y pago de servicios, impuestos, contrataciones, nóminas y proveedores.

Presentación de reportes contables y financieros mensuales y anuales.

Cumplimiento normativo ante autoridades estatales y federales.

Conservación y respaldo de toda la documentación contable y contractual.

IV. CATEGORÍAS DE GASTOS OPERATIVOS

ASAP`S GREAS CHALLEGE 4 LIFE LLC HOLDING deberá planificar y ejecutar el presupuesto mensual incluyendo las siguientes categorías, siguiendo parámetros de eficiencia y austeridad razonable:

1. Gastos Fijos Mensuales

Servicios públicos: luz, agua, gas, internet, telefonía

Renta o mantenimiento de oficinas (si las hubiera)

Hosting web, almacenamiento digital, mantenimiento de plataforma NFT

Seguros obligatorios (propiedad, responsabilidad civil, etc.)

2. Gastos de Promoción y Publicidad

Campañas digitales (Meta Ads, Google Ads, email marketing)

Material publicitario (flyers, videos, sesiones de contenido)

Incentivos promocionales, descuentos o bonos

Presencia en ferias, congresos o eventos relacionados con el envejecimiento activo o bienestar

3. Comisiones por Venta de Membresías

Vendedores y agentes independientes

Coordinadores o managers comerciales

Bonificaciones de reventa

Estas comisiones se calcularán sobre ventas efectivamente cobradas y no se pagarán sobre compromisos sin pago.

4. Gastos Legales y Contables

Servicios de contabilidad y auditoría externa (mensual, trimestral o anual)

Servicios legales para contratos, cumplimiento normativo, estructura de fideicomiso y registros

Asesoría fiscal especializada para el cumplimiento con IRS y el Texas Comptroller

5. Gastos Administrativos Internos

Nómina (en caso de personal contratado)

Honorarios de gestión para ASAP`S GREAS CHALLEGE 4 LIFE LLC HOLDING

Compra de papelería, software administrativo, licencias contables

Traslados, viáticos, reuniones administrativas

6. Gastos de Mantenimiento y Reparaciones (CAPEX/OPEX)

Reparaciones de unidades habitacionales o áreas comunes

Mantenimiento preventivo (climatización, techos, sistemas eléctricos)

Adquisiciones mayores aprobadas por el fideicomitente

7. Fondo de Reserva Comunitario

Se destinará un porcentaje mensual a un fondo de contingencia y expansión

Este fondo será auditado y su uso requerirá aprobación del fideicomitente

Se utilizará para cubrir imprevistos mayores o proyectos de inversión comunitaria

V. PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS

1. Transparencia:

Toda operación deberá documentarse con recibos, facturas (invoices), contratos o tickets oficiales, emitidos conforme a la legislación fiscal de EE.UU.

2. Trazabilidad:

Todos los ingresos y egresos deberán ejecutarse mediante cuentas bancarias corporativas vinculadas a la LLC Holding y nunca en efectivo, salvo casos justificados documentados.

3. Responsabilidad Fiscal:

Cada parte (ASAP`S GREAS CHALLEGE 4 LIFE LLC HOLDING, agentes, proveedores) deberá emitir sus propias facturas y realizar sus declaraciones fiscales estatales y federales.

Se exigirá la presentación de formularios fiscales como W-9, 1099-NEC, o el uso de EIN según el caso.

4. Control Presupuestal:

ASAP`S GREAS CHALLEGE 4 LIFE LLC HOLDING deberá presentar mensualmente al fideicomitente:

Estado de ingresos y egresos

Flujo de caja

Reporte de membresías activas

Reporte de cumplimiento fiscal (si aplica)

VI. AUDITORÍA Y VIGILANCIA

La LLC Holding acepta someterse a auditoría financiera anual externa contratada por el fideicomitente.

Cualquier desviación no autorizada de recursos será causa de remoción inmediata de la administración y dará lugar a acciones legales si corresponde.

Toda la documentación administrativa deberá archivarse por mínimo 5 años.

VII. MODIFICACIONES Y VIGENCIA

Este manual podrá ser actualizado mediante instrucción escrita del fideicomitente, debiendo quedar registrada con fecha, responsables y nuevo archivo oficial firmado digital o físicamente.

ANEXOS RECOMENDADOS

1. Modelo de contrato de administración entre ASAP`S GREAS CHALLEGE 4 LIFE LLC HOLDING y Fideicomitente

2. Flujograma mensual de reportes

3. Catálogo de cuentas contables estándar

4. Calendario fiscal del Estado de Texas (versión vigente)

5. Formato oficial de solicitud de reembolso o egreso extraordinario

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